Vor jeder Einführung eines Wissensmanagementsystems steht eine ausführliche Analyse Ihres bestehenden Wissens, Ihrer vorhandenen Wissensquellen und Informationskanäle. Für ein externes Wissensportal oder eine Knowledge Base identifiziere ich Ihre Zielgruppen, analysiere deren Erwartungen sowie ihre Expertise. Gemeinsam erarbeiten wir den konkreten Bedarf und die Anforderungen an das einzuführende Softwaretool.

Anschließend gebe ich Ihnen Empfehlungen und bereite Ihnen eine Entscheidungsgrundlage vor, anhand derer Sie die für sie beste Lösung wählen.

Als Methoden kommen dabei Umfragen, Interviews und Workshops zum Einsatz.

Ist die Entscheidung für ein Wissensmanagmenttool gefallen, so beginnt die Konzeption der Informationsarchitektur. Ich erstelle Ihnen für Ihr Unternehmenswissen eine Struktur nach Bereichen, Kategorien und Themen, je nach Bedarf und Ausgangslage. Gern setze ich diese Struktur auch direkt in Ihrem neuen Wissensort um.

Zudem umfassen meine Leistungen weitere Optionen rund um die Wissensorganisation:

- Erstellen eines unternehmensweiten Schlagwortkatalogs bzw. Glossars

- Konzeption eines zugehörigen Intranets

- Konzeption von Teambereichen zur kollaborativen Arbeit

- Empfehlungen und Umsetzung für die Verknüpfung verschiedenster Wissensbausteine in unterschiedlichen Anforderungsszenarien

- Konzeption und Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes

- Erstellen von Richtlinien und Konventionen zur Nutzung des Wissensortes bzw. Intranets

Sobald das Grundgerüst Ihres Wissensortes erstellt und im Softwaretool implementiert ist, muss das vorhandene Unternehmenswissen zum neuen Wissensort transferiert werden. Dies ist eine sehr zeitaufwände Arbeit, für das im Alltagsgeschäft Ihrer Mitarbeitenden meist keine Kapazitäten vorhanden sind. Hier unterstütze ich Sie gern bei der Erstbefüllung und sortiere ihre bisherigen Wissensbausteine aus den verschiedensten Dateiformaten - wie bspw. Word-, PDF-, Powerpoint- oder auch Videodateien - in das neue System ein.

Auf Wunsch überarbeite ich Ihre Arbeitsanweisungen und gestalte diese nach einem einheitlichen Standard und zielgruppengerecht auf. So gewährleisten Sie einen schnellen, barrierefreien Zugriff auf wichtige Informationen.

Weitere Dienstleistungen für Ihre Wissenstexte:

- Erstellen von Arbeitsanweisungen, Richtlinien, technische Beschreibungen und Anleitungen aller Art

- Qualitätssicherung neuer Texte im Hinblick auf interne Richtlinien und Einheitlichkeit

- Aufsetzen eines Qualitätssicherungsprozesses für Ihren Wissensort

- Steuerung des Qualitätssicherungsprozess

Einige dieser Dienstleistungen können dauerhaft bzw. über einen längeren Zeitraum im Rahmen einer virtuellen Assistenz übernommen werden.

Mit einer virtuellen Assistenz lagern Sie wiederkehrende Aufgaben aus. Empfehlenswert ist dies besonders für Aufgaben, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören. Im Rahmen einer virtuellen Assistenz übernehme ich für Sie alle anfallenden Arbeiten rund um Ihren bestehenden Wissensort.

Pflege und Qualitätssicherung

Eine hohe Qualität ihres Wissensortes ist Ihnen wichtig? Ich prüfe neu angelegte Artikel auf Qualität. Rechtschreibung, Struktur, Vernetzung und die Vergabe von Metadaten stehen hierbei im Vordergrund. Auch die Kontrolle bestehender Inhalte auf Aktualität und Relevanz gehört zu diesen Aufgaben.

Fachliche Administration

Sie haben keine Zeit, sich um Benutzer- und Gruppenadministration, zusätzliche Apps oder das Anlegen neuer Strukturen zu kümmern? In Abstimmung mit Ihrer IT-Abteilung kümmere ich mich um die fachliche Administration der Software.

Technische Redaktion und Content Management

Ich unterstütze Sie in der Erstellung oder Überarbeitung von Wissenstexten.

Interne Kommunikation

Ihr Social Intranet soll auf dem neuesten Stand bleiben? Gern erstelle ich Ihnen Texte für ihre interne Kommunikation.

Ihr neuer Wissensort steht, Ihre Mitarbeiter haben aber noch keine Erfahrung im Umgang mit der neuen Software oder wissen nicht um die Bedeutung des Wissensmanagements?

Ich biete Ihnen Schulungen zu folgenden Themenkomplexen:

Einführung in das Wissensmanagement

Was ist Wissen und worum ist das Management des Wissens in der heutigen Zeit so wichtig? Warum ist Wissensmanagement mehr als die Einführung einer Software? Warum bedarf es einer dauerhaften Betreuung und Pflege eines Wissensmanagementsystems? In einer kompakten Schulung vermittle ich Ihnen und Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen Einblick in die Bedeutung von Wissensmanagement.

Softwareschulungen

Sie benötigen einen Einstiegskurs in die Funktionen und Möglichkeiten der eingesetzten Software? Ich vermittle Ihnen in verschiedenen Modulen Einblick in das System (abhängig von meinen Vorkenntnissen).

Persönliches Wissensmanagement (PWM)

Sie wollen wissen, wie man sein persönliches Wissensmanagement optimiert? Ich zeige ihnen wichtige Bausteine des PWM und gebe Tipps für die Umsetzung im Alltag und stelle Ihnen geeignete Apps vor.

Sie wollen Teile Ihres Wissens Kunden und Kundinnen, Partnern und Partnerinnen oder Interessengemeinschaften zur Verfügung stellen? Sie wollen Anfragen an Ihren Kundenservice minimieren? Sie möchten ihr Wissen zu einem Thema mit dem Wissen anderer vernetzen?

Auch hierfür biete ich passende Konzepte und Lösungen. Die Vorgehensweise für eine Implementierung eines solchen Wissensortes ist vergleichbar mit der für Ihren internen Unternehmenswissensortes. Der Fokus liegt hier jedoch auf einer oder mehreren anderen Zielgruppen.

Ich identifiziere gemeinsam mit Ihnen diese Zielgruppe, analysiere deren Erwartungen und Bedarfe und gebe Ihnen Empfehlungen für die Umsetzung. Von der Informationsarchitektur und Wissensorganisation über das Content Management bis zu Schulungen begleite ich Ihr Projekt je nach Bedarf, Budget und Umfang, gern auch dauerhaft im Rahmen einer virtuellen Assistenz.

Knowledge-Base für interne Services

Sie haben interne Services bspw. in der IT-, Beschaffungs- oder Personalabteilung? Eine Knowledge Base entlastet Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei der Beantwortung immer wiederkehrender Fragen. So können sich diese auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Knowledge-Base für Kunden und Kundinnen (FAQs)

Sie wollen Ihren Kunden und Kundinnen besten Service bieten und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter im Kundenservice entlasten? Dann ist eine Knowledge Base bzw. ein FAQ-Bereich auf Ihrer Webseite die Lösung.

Thematisches Wissensportal

Sie möchten einer bestimmten Zielgruppe oder der allgemeinen Öffentlichkeit ein Thema näher bringen und suchen Unterstützung bei den ersten Schritten?

Wiki

Sie haben Interesse an einem bestimmten Thema, möchten Ihr Wissen gern teilen und dies auch für andere Interessierte möglich machen? Egal ob Verein, Hobby-Community oder wissenschaftlicher Austausch - ein Wiki ist ein hervorragendes Instrument, um Wissen zu teilen und öffentlich (oder für eine bestimmte Personengruppe) zugänglich zu machen.

Wissensverluste vorzubeugen ist für jedes Unternehmen enorm wichtig, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Ich begleite Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor dem Ausscheiden aus der Organisation oder einem Jobwechsel innerhalb der Organisation und erarbeite und erfasse das wesentliche Wissen, welches sich in den Aufgaben und Arbeitsprozessen der Mitarbeitenden wiederfindet.

Dabei lege ich Wert, nicht nur die fachlichen Kompetenzen herauszuarbeiten, sondern auch Methoden und implizites Wissen zu heben.

Soll Ihr Unternehmen an einen Nachfolger oder eine Nachfolgerin übergeben werden? Ich erstelle mit Ihnen gemeinsam einen Wissenstransferplan und begleite Sie bei diesem notwendigen Schritt

Sie wollen Ihre Prozesse optimieren und dabei relevantes Prozesswissen identifizieren?

Ich unterstütze Sie gern bei der Prozessmodellierung, der Befragung der Mitarbeitenden und der Dokumentation von wichtigen Wissensressourcen.

Aus Fehlern lernt man. Nur durch eine offene Fehlerkultur kann sich eine Organisation weiterentwickeln.

Sie wollen Ihre Arbeit reflektieren? Sie wollen Fehler aus Projekten beim nächsten Mal vermeiden?

Ich begleite Sie auf diesem Wege und biete Workshops für eine gemeinsame Fehleranalyse an.